Zamiast szukać zgłoszeń w wiadomościach — obsługuj klientów w jednym miejscu

System Obsługi Zgłoszeń i Serwisu pozwala uporządkować kontakt z klientami po sprzedaży.

Klient ma problem, pytanie albo potrzebuje pomocy?

Zamiast wysyłać wiadomość na przypadkowy adres, pisać przez Messenger, WhatsApp czy SMS, może przesłać zgłoszenie przez przygotowany system.

Zgłoszenie trafia w jedno miejsce, otrzymuje numer i status, a Ty możesz od początku do końca śledzić jego obsługę.

Każda sprawa ma swoją historię

Nie musisz pamiętać, kto pisał tydzień temu, czego dotyczył problem i kto ostatnio odpowiadał klientowi.

Przy każdym zgłoszeniu masz uporządkowaną historię kontaktu.

Możesz sprawdzić:

• czego dotyczy sprawa,
• kiedy została zgłoszona,
• co zostało już ustalone,
• jakie odpowiedzi otrzymał klient,
• na jakim etapie znajduje się obsługa.

Dzięki temu łatwiej wrócić do sprawy nawet po kilku dniach.

Klient od razu wie, że zgłoszenie zostało przyjęte

Po wysłaniu zgłoszenia klient może automatycznie otrzymać potwierdzenie.

Nie musi zastanawiać się:

„Czy wiadomość dotarła?”
„Czy ktoś się tym zajmuje?”
„Czy mam wysłać ją jeszcze raz?”

Otrzymuje jasną informację, że jego sprawa znajduje się w systemie.

Każde zgłoszenie może mieć własny status

Możesz uporządkować obsługę według prostych etapów, na przykład:

nowe → w trakcie → czekamy na klienta → rozwiązane

Dzięki temu od razu widzisz, które sprawy wymagają działania, które czekają na odpowiedź, a które zostały zakończone.

Nie musisz przeglądać całej skrzynki, żeby ustalić, czym należy się dziś zająć.

Mniej chaosu w e-mailach i komunikatorach

Gdy firma obsługuje kilka lub kilkadziesiąt zgłoszeń jednocześnie, zwykła skrzynka e-mail szybko przestaje wystarczać.

Jedna sprawa jest w mailu.

Druga na WhatsAppie.

Trzecia w Messengerze.

Czwarta została zgłoszona telefonicznie.

System pomaga przenieść te sprawy do jednego, uporządkowanego procesu.

Dzięki temu zmniejszasz ryzyko, że klient zostanie bez odpowiedzi tylko dlatego, że jego wiadomość zginęła wśród innych.

Możesz uporządkować różne rodzaje zgłoszeń

Klient może od razu wskazać, czego dotyczy jego sprawa.

Możesz przygotować kategorie, np.:

• pytanie,
• problem techniczny,
• reklamacja,
• serwis,
• zmiana w zamówieniu,
• pomoc po zakupie.

Dzięki temu łatwiej ocenić, czego dotyczy zgłoszenie i jak szybko należy się nim zająć.

Ważniejsze sprawy możesz odpowiednio oznaczyć

Nie każde zgłoszenie ma ten sam poziom pilności.

System pozwala uporządkować sprawy również według priorytetów.

Dzięki temu pilne problemy mogą zostać zauważone szybciej, zamiast czekać w kolejce razem z mniej ważnymi pytaniami.

Odpowiadasz klientowi z jednego miejsca

Nie musisz przełączać się pomiędzy kilkoma skrzynkami i komunikatorami.

Odpowiedź może być przypisana bezpośrednio do konkretnego zgłoszenia i pozostać w jego historii.

Dzięki temu cała komunikacja dotycząca jednej sprawy jest uporządkowana.

Klient może otrzymywać informacje o zmianach

Gdy status zgłoszenia się zmieni albo pojawi się odpowiedź, klient może otrzymać automatyczne powiadomienie.

Wie wtedy, że jego sprawa jest obsługiwana i nie musi samodzielnie dopytywać o jej status.

To poprawia jakość obsługi i ogranicza dodatkowe telefony oraz wiadomości typu:

„Co z moim zgłoszeniem?”

System sprawdza się wszędzie tam, gdzie obsługa nie kończy się na sprzedaży

Może być szczególnie przydatny dla firm, które:

• wykonują usługi serwisowe,
• obsługują reklamacje,
• zapewniają wsparcie po sprzedaży,
• realizują poprawki i zgłoszenia gwarancyjne,
• prowadzą stałą obsługę klientów,
• sprzedają usługi wymagające późniejszego kontaktu.

Zamiast polegać na pamięci pracowników, tworzysz powtarzalny sposób obsługi każdej sprawy.

Zaczynamy od jednego prostego działu obsługi

W wersji podstawowej przygotowujemy system dla:

1 działu / 1 skrzynki obsługi.

To wystarcza, żeby uporządkować jeden główny proces zgłoszeń, np. serwis lub wsparcie klienta.

Jeżeli później firma będzie potrzebować oddzielnych działów, zespołów lub bardziej rozbudowanych procesów, system można rozszerzyć.

Może działać samodzielnie albo razem z innymi systemami

System Obsługi Zgłoszeń i Serwisu możesz kupić samodzielnie.

Jeżeli masz już stronę, klientów i sprzedaż, a problemem jest przede wszystkim chaos w obsłudze posprzedażowej, nie musisz wdrażać pozostałych elementów.

Możesz jednak połączyć go z innymi systemami, np.:

• Systemem Sprzedaży Online,
• Systemem Społeczności i Wiedzy,
• Stroną Firmową,
• Systemem Realizacji Zleceń.

Przykładowa ścieżka może wyglądać tak:

klient kupuje → otrzymuje usługę → zgłasza problem → zgłoszenie trafia do systemu → firma obsługuje sprawę → klient otrzymuje informację o rozwiązaniu

Pierwszy rok masz z głowy

Otrzymujesz kompletny i uruchomiony system wraz z zapleczem potrzebnym do jego działania.

W cenie pierwszego roku znajdują się:

• potrzebna infrastruktura,
• wymagane licencje,
• utrzymanie techniczne,
• serwis systemu.

Jeżeli pojawi się problem techniczny, zajmujemy się nim za Ciebie.

Po pierwszym roku możesz nadal korzystać z naszego serwisu w ramach osobnego abonamentu.

Ty rozwiązujesz problemy klientów. System pilnuje, żeby żaden nie zginął

Celem systemu nie jest dokładanie kolejnego programu do codziennej pracy.

Ma sprawić, żeby każda sprawa klienta miała swoje miejsce, status i historię.

Klient wie, że jego zgłoszenie zostało przyjęte.

Ty wiesz, czym trzeba się zająć.

A firma może obsługiwać coraz więcej klientów bez proporcjonalnego wzrostu chaosu.

Zakres wersji podstawowej

Jeden kompletny System Obsługi Zgłoszeń i Serwisu dla 1 działu / 1 skrzynki obsługi, obejmujący formularz zgłoszeniowy, numerowanie zgłoszeń, statusy, historię komunikacji, kategorie i priorytety, powiadomienia, panel obsługi oraz pierwszy rok działania i serwisu.