Zamiast trzymać zlecenia w głowie — zobacz cały proces w jednym miejscu

System Realizacji Zleceń pomaga uporządkować pracę firmy po przyjęciu klienta.

Każde nowe zlecenie trafia do jednego procesu i przechodzi przez kolejne etapy realizacji.

Dzięki temu od razu widzisz:

• co jest nowe,
• co jest w trakcie,
• co czeka na klienta,
• co jest opóźnione,
• co zostało zakończone.

Nie musisz szukać informacji w notatkach, wiadomościach, arkuszach i pamięci pracowników.

Każde zlecenie ma swoje miejsce

Dla każdej realizacji tworzona jest osobna karta z najważniejszymi informacjami.

Możesz w niej przechowywać:

• dane klienta,
• zakres zlecenia,
• najważniejsze ustalenia,
• zadania do wykonania,
• terminy,
• komentarze,
• notatki,
• osoby odpowiedzialne.

Dzięki temu wszystkie informacje dotyczące konkretnego zlecenia są uporządkowane w jednym miejscu.

Widzisz, na jakim etapie jest każda realizacja

Proces może zostać dopasowany do sposobu pracy Twojej firmy.

Przykładowe etapy mogą wyglądać tak:

nowe zlecenie → przygotowanie → w realizacji → czeka na klienta → zakończone

W firmie wykonującej meble może to być:

pomiar → projekt → akceptacja → produkcja → montaż → zakończone

W firmie usługowej:

przyjęte → zaplanowane → realizacja → odbiór → zakończone

System ma odzwierciedlać sposób, w jaki rzeczywiście pracujesz.

Każdy wie, co ma zrobić

Do zleceń można przypisywać konkretne zadania i osoby odpowiedzialne.

Dzięki temu mniej rzeczy zależy od ustnych ustaleń i pamiętania, kto miał się czym zająć.

Pracownik widzi swoje zadania.

Właściciel widzi, co jest zrobione, a co nadal czeka.

To pomaga ograniczyć sytuacje typu:

„Myślałem, że ktoś już to zrobił.”

Checklisty pomagają utrzymać standard

Jeżeli każde zlecenie wymaga wykonania podobnych czynności, można uporządkować je w checklistę.

Przykładowo:

• kontakt z klientem,
• przygotowanie materiałów,
• potwierdzenie terminu,
• realizacja,
• odbiór,
• dokumentacja końcowa.

Dzięki temu łatwiej pilnować, żeby ważny etap nie został pominięty.

Terminy są widoczne przed tym, zanim staną się problemem

Każde zadanie i zlecenie może mieć określony termin.

Dzięki temu łatwiej zauważyć:

• co trzeba zrobić dzisiaj,
• co zbliża się do terminu,
• co jest już opóźnione.

Zamiast reagować dopiero wtedy, gdy klient dzwoni z pytaniem, możesz wcześniej zobaczyć, że dana realizacja wymaga uwagi.

Mniej pytań i chaosu w zespole

Gdy wszystkie informacje są w jednym miejscu, pracownicy nie muszą za każdym razem pytać:

„Na jakim etapie jest to zlecenie?”
„Kto miał się tym zająć?”
„Do kiedy to trzeba zrobić?”
„Czy klient już zaakceptował?”

Każdy może sprawdzić aktualny status.

To skraca komunikację i pozwala szybciej przechodzić do wykonania pracy.

Właściciel widzi firmę z góry

System daje szybki podgląd wszystkich aktywnych realizacji.

Możesz w kilka chwil zobaczyć:

• ile zleceń jest aktualnie w pracy,
• które wymagają działania,
• gdzie powstają opóźnienia,
• które etapy najczęściej blokują realizację.

Dzięki temu łatwiej zarządzać firmą bez wchodzenia w każdą pojedynczą rozmowę.

Powtarzalna realizacja zamiast improwizacji

W wielu firmach każde zlecenie jest prowadzone trochę inaczej.

Jedna osoba zapisuje wszystko w zeszycie.

Druga używa arkusza.

Trzecia pamięta ustalenia z rozmowy.

System Realizacji Zleceń pomaga stworzyć jeden wspólny sposób pracy.

Każda realizacja przechodzi przez określony proces.

Dzięki temu łatwiej utrzymać jakość również wtedy, gdy rośnie liczba klientów lub zespół.

Zaczynamy od jednego procesu

W wersji podstawowej przygotowujemy:

1 proces realizacji / 1 tablicę

dopasowaną do jednego głównego typu zlecenia w Twojej firmie.

Ustalamy etapy, sposób pracy, zadania i podstawowe zasady obsługi.

Jeżeli później potrzebujesz osobnych procesów dla różnych usług, działów lub zespołów, system można rozbudować.

Może działać samodzielnie albo łączyć się z innymi systemami

System Realizacji Zleceń możesz wdrożyć niezależnie.

Jeżeli klientów już masz, ale problemem jest organizacja pracy po sprzedaży, nie potrzebujesz od razu pozostałych systemów.

Możesz jednak połączyć go z innymi elementami.

Przykładowa ścieżka może wyglądać tak:

Tunel Sprzedażowy → sprzedaż → nowe zlecenie → realizacja → zakończenie → obsługa serwisowa

System Realizacji Zleceń dobrze uzupełnia między innymi:

• System Tunelu Sprzedażowego,
• System Sprzedaży Online,
• System Rezerwacji,
• System Obsługi Zgłoszeń i Serwisu.

Pierwszy rok masz z głowy

Otrzymujesz kompletny i uruchomiony system wraz z zapleczem potrzebnym do jego działania.

W cenie pierwszego roku znajdują się:

• potrzebna infrastruktura,
• wymagane licencje,
• utrzymanie techniczne,
• serwis systemu.

Jeżeli pojawi się problem techniczny, zajmujemy się nim za Ciebie.

Po pierwszym roku możesz nadal korzystać z naszego serwisu w ramach osobnego abonamentu.

Ty realizujesz usługę. System pilnuje procesu

Celem systemu nie jest dodawanie kolejnej administracji.

Ma sprawić, żeby każdy wiedział:

• co jest do zrobienia,
• kto jest odpowiedzialny,
• jaki jest termin,
• na jakim etapie jest zlecenie.

Ty możesz skupić się na realizacji usług, a system pomaga utrzymać porządek nawet wtedy, gdy firma ma jednocześnie wiele aktywnych zleceń.

Zakres wersji podstawowej

Jeden kompletny System Realizacji Zleceń obejmujący 1 proces / 1 tablicę, etapy realizacji, karty zleceń, zadania, checklisty, terminy, przypisanie osób odpowiedzialnych, komentarze, notatki, podstawowe powiadomienia oraz pierwszy rok działania i serwisu.